ระบบการประชุมทางไกล Teleconferencing
หน่วยงานใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นส่วนราชการ หรือ บริษัทเอกชนที่มีขนาดใหญ่ ศูนย์กลางมักจะอยู่เมืองหลวง ครั้นถึงเวลาที่จะประชุมก็จะเรียบบรรดาหัวหน้าส่วน หรือ ผู้จัดการ
สาขาเข้ามาประชุมที่กรุงเทพฯ ค่าใช้จ่าย
ค่าเดินทาง ค่าที่พัก ค่ายานพาหนะ ที่จะต้องเบิกจ่ายจากส่วนกลางนั้นค่อนข้างมาก ครั้นเมื่อเทคโนโลยีได้ก้าวหน้ามากพอที่จะจัดประชุมทางไกลก็ได้บังเกิดขึ้น ซึ่งการติดต่อสื่อสารประชุมทางไกลผ่านดาวเทียมนี้ อาจจะผ่านสายโทรศัพท์ หรือผ่านสาย Leased Line (เป็นสายโทรศัพท์ประเภทหนึ่งที่ต่อตรงระหว่างต้นทางปลายทาง จ่ายค่าเช่าเป็น
รายเดือน) หรือผ่านดาวเทียมก็ได้เริ่มให้บริการเกิดขึ้น ประมาณ 15 ปีที่แล้วในเมืองไทยเราก็เริ่มมีการให้บริการประชุมทางไกลผ่านดาวเทียม Teleconferencing นั่นก็คือการติดต่อสื่อสารทาง ระบบประชุมทางไกลผ่านดาว
เทียม ซึ่งถ้าเป็นแบบเห็นภาพด้วยก็จะเป็น Video Conferencing อัตราค่าบริการเรียกกันเป็นนาที ประชุมกันวันละ 2-3 ชั่วโมงจะเสียเงินค่าใช้จ่ายนี้ราวครั้งหนึ่งๆจะไม่ต่ำกว่า 4-5 หมื่นบาทต่อการติดต่อเพียง 4-5 จุดเท่านั้น
ประชุมต่างสถานที่กันก็อาจจะต่อ สายนอกขององค์การโทรศัพท์ไปยังปลายทาง ต่างสถานที่ ซึ่งบริการพิเศษ Teleconferencing นี้ทางองค์การโทรศัพท์ก็มีให้บริการโดยจ่ายค่าบริการเพิ่มจากปรกติเล็กน้อย สอบถามได้จากองค์การโทรศัพท์(ชื่อใหม่ก็คือ บริษัท ทีโอที จำกัด(มหาชน) www.tot.co.th ) หรือ หากต้องการผ่านคอมพิวเตอร์ไปยังระบบอินเตอร์เน็ต หรือ ที่เรียกกันว่าระบบ VoIP (Voice over IP) ก็ใช้ Software ช่วยในการลดการหน่วงเวลา (delay) ซึ่งมักจะเกิดจากการ
ติดต่อผ่านระบบอินเตอร์เน็ตที่ความเร็วแปรเปลี่ยน ทั้งนี้ทั้งบริษัทแม่ที่จะเป็นศูนย์การประชุม หรือ สั่งงาน และ บริษัทลูก หรือ สาขาของบริษัท ต่างก็จะต้องลงโปรแกรม หรือ Software ตัวเดียวกัน จากแหล่งเดียวกัน เพื่อให้การสื่อสาร 2 ทาง หรือ ทั้งระบบจะประสานสอดรับการใช้เนื้อที่ในเครื่องแม่ข่าย และ ใช้ช่องทางสื่อสาร Bandwidth นั้นอย่างมีประสิทธิภาพคล้องจองกัน
สรุป คือ Teleconferencing ก็จะเป็นการติดต่อสื่อสารกันตั้งแต่ 2 สายขึ้นไป หรืออาจจะเป็นการประชุมหลายเครื่องโทรศัพท์ และ ทุกคนผู้ที่ถือหูโทรศัพท์ต่างก็จะได้ยินเสียงของทุกคนพร้อมๆกัน นั่นก็หมายความว่า ตัวเครื่องโทรศัพท์แต่ละจุด อาจจะเป็นเครื่องโทรศัพท์ธรรมดา หรืออาจจะเป็นแบบ Hand-free เรียกว่ากดปุ่มให้เสียงออกที่ลำโพง ให้คนในห้องได้ยินกันทุกคน และเมื่อใครจะพูดก็แล้วแต่เสียงก็จะเข้าไปในเครื่องโทรศัพท์ผ่านไมโครโฟน จุดประสงค์ก็คือวางอยู่บนโต๊ะกลางห้องประชุม เครื่องลักษณะนี้ส่วนมากจะให้ออกเสียงที่ลำโพงอย่างเดียว หากต้องการพูดเรื่องส่วนตัวสำหรับคนเดียวก็จะมีปุ่มสวิทซ์เลือกเปลี่ยนสัญญาณไปยังเครื่องโทรศัพท์แบบยกหู นี่ก็เป็นอีกแบบหนึ่ง โดยทั่วไปหากจะมีการประชุมทางไกลลักษณะใดก็ตาม สิ่งแรกก็คือการนัดหมายเวลา ประการที่สองหัวข้อเรื่อง หรือ วาระการประชุม ก่อนประชุมต้องทดสอบ ทดลองจนแน่ใจเพื่อมิให้การประชุมต้องยุติด้วยเหตุผลความไม่พร้อม หากการประชุมสำเร็จลุล่วงไปแล้ว ก็อาจจะเอาเหตุการณ์ หรือ ผลสรุปที่เกิดขึ้นระหว่างประชุม(ซึ่งบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์)มาย้อนทบทวนดูจุดบกพร่องในครั้งนี้ เพื่อพัฒนาปรับปรุงให้ดีขึ้นในครั้งต่อๆไปได้ด้วย
แหล่งที่มา http://www.atshop.com/webboard/show.php?id=251&board_type=2
